Alexis Mourad, notre consultant système et réseaux nous présente aujourd’hui la deuxième partie consacrée à Sharepoint Online et l’intranet collaboratif :
Des fonctionnalités tournées vers le collaboratif
Le collaboratif est le mot clé de SharePoint Online. Différentes fonctionnalités viennent appuyer cette notion, la plus courante étant le partage des documents. Il est possible de :
- Stocker les documents dans des bibliothèques
- Modifier les fichiers en un instant, directement en ligne, et en simultané avec d’autres utilisateurs via un navigateur web (Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, etc.)
- Contrôler le partage interne et/ou externe de l’ensemble des ressources
- Exploiter ses documents pour des projets, flux de travail, galeries et plus
- Accéder au contenu en online/offline
La gestion est donc simplifiée et intuitive, offrant un gain de temps considérable aux équipes exploitant cette base documentaire.
De plus, SharePoint Online peut améliorer la productivité des projets, par la mise en place d’une planification avec un calendrier, les flux de travail, la création et l’attribution de tâches (comprenant des notifications si nécessaire). Le rendu schématisé des applications permet de suivre la réalisation et les actions des parties prenantes. Des applications externes peuvent par ailleurs s’intégrer dans toutes les pages pour améliorer l’expérience.
Enfin, SharePoint Online embarque son lot de fonctionnalités sociales avec un flux d’actualité inspiré de Facebook où les membres peuvent interagir entre eux. Il est possible entre autres de bâtir sa communauté, et de la faire vivre avec des groupes ou un blog partageant les dernières activités. Là encore, des plugins de sociétés externes peuvent être ajoutés en cas de nécessité, afin d’afficher ses réseaux sociaux en temps réel par exemple.
Une personnalisation pour tous les goûts
Bien qu’un temps d’adaptation soit nécessaire afin de se repérer dans SharePoint Online, son interface se révèle être plutôt épurée et adaptée au type de terminal. Le service ne demande pas des connaissances techniques très poussées (du moins pour un environnement avec un utilisateur), un site pouvant être conçu sans aucune ligne de code. Les outils déjà intégrés à la solution de Microsoft permettent de réaliser des éléments pertinents, aussi bien visuellement qu’en termes de fonctionnalités. En cas de besoin, un SharePoint Store – semblable aux marchés sur Android et iOS – est à disposition afin d’intégrer des applications externes de tous types (FAQ, outils de projet, plugins Google Maps, etc.). De plus, Microsoft ne détient pas le monopole, comme le montre ces statistiques datant d’octobre 2014 (le géant américain ne les communique plus depuis) :
- Plus de 700 applications disponibles.
- Près de 50% sont gratuites
- 340 éditeurs différents environ
- Plus de 240 000 téléchargements au total
Pour aller plus loin, les amateurs de développement peuvent recourir à Visual Studio ou SharePoint Designer. Ce dernier, à installer sur son poste, permet entre autres de modifier le code source de son site et concevoir des flux de travail beaucoup plus poussés. Cet outil, loin d’être indispensable, est à privilégier pour les personnes possédant un minimum d’expertise.
Conclusion
Au terme ce bref aperçu, vous aurez compris que cette plateforme de Microsoft permet d’accéder à des fonctionnalités très intéressantes et de développer de manière inédite son site collaboratif interne. N’hésitez pas à consulter les documentations et autres plateformes de formation en ligne afin d’acquérir des connaissances. Il est d’ailleurs vivement conseillé de tester Office 365, grâce à l’essai gratuit d’un mois proposé sur le site officiel.
Prenez enfin en compte le fait que des éléments de cet article peuvent changer à tout moment, SharePoint Online étant destiné à évoluer continuellement (une application ayant été déployée récemment).
Dans un prochain article, nous examinerons les principales différences entre SharePoint Online et SharePoint On-Premises.
