Alexis Mourad, notre consultant réseaux et système nous parle aujourd’hui de Sharepoint Online et l’intranet collaboratif :
Considéré pour beaucoup comme une révolution dans l’industrie, le cloud a indéniablement bousculé les habitudes des consommateurs mais aussi des entreprises. En externalisant le traitement des données sur des infrastructures à distance, de nombreuses solutions inédites ont vu le jour et ce, dans divers secteurs : stockage, musique, vidéos et jeux en tête de liste. Ainsi, le monde du travail s’est vu proposé un nouveau service pour faciliter l’administration de leurs systèmes informatiques, une manière inédite de contribuer, d’évoluer.
C’est ici qu’intervient Office 365, une suite innovante de Microsoft comprenant notamment – sous forme d’abonnement – les classiques logiciels de bureautique, du courrier électronique, de la messagerie instantanée et du stockage en ligne. En évolution depuis sa première version (2011), cette création permet d’améliorer l’efficacité d’une organisation interne, d’externaliser des tâches et de réduire les coûts au travers d’une transformation digitale.
Office 365 possède donc de nombreuses briques fonctionnelles plus ou moins intéressantes, dont SharePoint Online. Et si nous en parlons aujourd’hui, c’est pour évoquer l’aspect collaboratif de ce produit, utilisé davantage en entreprise. Neurones IT accompagne le déploiement de ces intranets de demain.
Cet article sera divisé en 3 parties. Dans la Part I, Alexis Mourad, notre consultant collaboratif nous explique en quoi cet outil représente une plateforme très avantageuse et fera un focus sur son l’arborescence simplifiée.
Une plateforme très avantageuse
SharePoint Online est une plateforme ouvrant la porte à un ensemble de technologies web afin de stocker, modifier ou partager les fichiers d’une organisation. Sous la forme de sites, ce service mise avant tout sur la collaboration avec entre autres l’exploitation de documents et la gestion de projets. Il s’avère idéal pour concevoir un wiki, blog ou majoritairement un intranet.
En accès public ou privée, un site SharePoint est globalement un ensemble de pages, elles-mêmes composées de conteneurs, où l’utilisateur peut y ajouter toutes sortes d’éléments. Son utilisation se révèle intéressante dans le cadre d’une société.
Quatre axes peuvent résumer ses avantages :
- Efficacité : La planification de missions, la gestion de projets ou encore la création d’espaces sociaux sont des exemples d’actions productives possibles sous SharePoint Online. Un moyen d’accélérer et de traiter plus sereinement les tâches à accomplir.
- Accessibilité : Reprenant les traits de l’écosystème mis en place depuis Windows 8, l’interface de la plateforme se veut assez épurée pour une prise en main agréable. Si la navigation est toujours perfectible à l’heure actuelle, le service joui d’une portabilité dite « cross-device ». L’utilisateur peut donc s’authentifier de n’importe quel endroit, à n’importe moment et sur plusieurs appareils en même temps (PC fixe ou portable, smartphone, tablette…).
- Sécurité : Deux panneaux d’administration sont compris : l’un pour les paramètres de son propre site, et l’autre plus global sur Office 365. Ils permettent en outre un contrôle renforcé des accès (granularité des habilitations) et l’intégrité des documents.
- Personnalisation : Les sites SharePoint sont bien entendu personnalisables. L’outil comprend en effet nativement un ensemble de thèmes et des applications par défaut. Si besoin, l’utilisateur peut recourir au SharePoint Store pour des ressources supplémentaires, ou le logiciel SharePoint Designer pour effectuer des modifications sur le code source et les flux de travail.
A l’instar des produits d’Office 365, SharePoint Online est hébergé sur le cloud par Microsoft et porte donc des bénéfices semblables, dont son impact sur les ressources. Il n’est pas nécessaire d’avoir des serveurs physiques ou du support interne pour son utilisation, d’autant plus que les centres de données assurent une performance optimale, soulageant les équipes IT. Les mises à jour sont enfin appliquées automatiquement.
Une arborescence de sites et sous-sites simplifiée
SharePoint se distingue des autres solutions de conception d’intranets grâce à son modèle de navigation. Les organismes sont particulièrement attirés par sa structure hiérarchique, composée d’une collection de site et comparable à un arbre généalogique. L’ensemble part d’un site « parent » (ou dit d’équipe) pour ensuite se diviser en plusieurs sous-sites, comme l’illustrent les schémas ci-dessous :
De cette manière, l’utilisateur peut se situer en toute simplicité grâce à la barre de navigation. Cette dernière peut d’ailleurs se générer dynamiquement en fonction du contenu consulté. Une facilité qui s’illustre également lors de la création de contenu, vu que les sites sont concevables par projet, par membre, par client et même selon des thèmes (sauvegardés ou non).
